Welkom bij module negen van de e-learning, waarin *Godat* iets gaat vertellen
-over het doen van marktonderzoek. -Klopt. Een heel belangrijke stap in je
voorbereiding voor je aanbesteding is eigenlijk het polsen van de mogelijkheden
in de markt. Na deze module willen we je ook meer begrip mee hebben gegeven
over hoe je nu dat gesprek kunt voeren met marktpartijen, zodat je je aanbesteding
goed kan voorbereiden, maar ook goed kan doorlopen. Allereerst willen we met
jullie inzoomen op een aantal redenen waarom je eigenlijk van tevoren zou willen
afstemmen met aanbieders. En we willen jullie een aantal vormen van dialoog
meegeven, een aantal manieren waarop je die gesprekken kunt voeren. Afsluitend
een paar tips, zodat je ook echt weet hoe je die gesprekken zo effectief mogelijk
kunt insteken. Nou, waarom zou je dan willen afstemmen met marktpartijen?
We hebben een aantal punten hier opgenomen. Allereerst denk ik dat het heel
belangrijk is om te toetsen of jouw ambities ook daadwerkelijk landen
in de markt. Zijn ze passend, zijn ze op maat gesneden voor de branche die je gaat
bevragen? Begrijpen ze wat jij wilt met je ambities en zijn ze ook relevant
en logisch? Dat is een belangrijke toets. Daarbij ook meteen de check
of marktpartijen aan jouw vraag kunnen voldoen, of de ambities niet te hoog
uitkomen of je misschien te strenge eisen van plan bent te gaan stellen. Dus wat
we in een eerdere module al hebben gehoord, welke vragen je zou kunnen
stellen en hoe je functioneel kunt specificeren, ook dat kun je in deze
gesprekken ophalen met feedback van de marktpartijen. Je ingeslagen
of je voorgenomen inkoopstrategie, kun je ook voorleggen aan marktpartijen,
van: "Klopt onze aanpak nu en kunnen jullie dat goed volgen en zijn jullie goed
bereid om in de inkoopstrategie een rol te pakken?" En tenslotte helpt het ook goed
voor het creëren van intern en extern draagvlak. Zo kun je bij de gesprekken met
marktpartijen alleen al een aantal marktpartijen bereiken die beter begrijpen
waar je heen wil als aanbestedende dienst, maar ook kun je je eigen collega's
of interne stakeholders uitnodigen om bij het gesprek aan te schuiven en op die
manier meer mee te krijgen van wat marktpartijen eigenlijk kunnen en willen.
-Dat geeft een goed beeld. -Eigenlijk geldt dus voor deze redenen dat
je met deze vier punten gewoon de kans van slagen, dat jouw aanbesteding
daadwerkelijk slaagt en een mooie uitkomst krijgt, gewoon groter wordt.
Absoluut. Ja, dit is eigenlijk een geval van een goed begin is het halve werk.
Als je hier veel informatie naar boven weet te krijgen, dan weet je veel beter
dat jouw strategie gaat werken of dat je het misschien op een bepaald punt nog moet
aanpassen. Ja, dus de kans van slagen wordt sowieso vergroot.
-Absoluut. -Een aantal soorten of manieren van dialoog
voeren. Allereerst voorafgaand aan je aanbesteding zou je een marktconsultatie
kunnen houden. Dat gebeurt al heel veel. Sommige partijen zijn er nog niet
zo bekend mee. We zouden jullie zeker willen adviseren om niet alleen
maar individueel partijen te benaderen, wat al vaak gebeurt, maar ook wat vaker
een plenaire marktconsultatie te organiseren. Daarbij kun je eigenlijk
tegelijkertijd meerdere concurrenten in een zaal zetten en met hen de voorgenomen
strategie bespreken. De reacties die je daar zou krijgen zullen soms wat
terughoudender zijn dan je in een individueel gesprek krijgt. Aan de andere
kant kunnen ze ook wel heel goed zuiverend werken, omdat partijen ineens geneigd zijn
ook daadwerkelijk alle waarheid te spreken en dan wordt bluf ook wat lastiger. Dus
de reality check is heel zinvol bij die plenaire gesprekken en dat helpt ook heel
erg om veel uit marktpartijen te halen en ook echt realistische antwoorden
te krijgen en in één keer eigenlijk een hele groep aan te spreken en mee te nemen
in de ambitie die je hebt gesteld. Ook om daar vanuit hun feedback op te krijgen.
Dus een combinatie van individueel en plenair zouden wij zeker adviseren.
Daarnaast kun je zodra de aanbesteding gaat lopen en de leidraad gepubliceerd is
en bekend is bij marktpartijen, ook nog een informatiebijeenkomst organiseren,
waarbij je eigenlijk nog verder toelicht wat jouw bedoelingen zijn met je uitvraag,
wat je wil bereiken en hoe je de uitvraag dient te lezen. Dat haalt ook nog
eventuele ruis uit zaken en dat is ook wel een belangrijk moment om te zorgen dat
iedereen goed begrijpt waar je heen wilt. Dan is er ook nog een echte
aanbestedingsprocedure ontwikkeld voor het voeren van een intensieve dialoog.
De concurrentiegerichte dialoog procedure. Een intensieve procedure die je ook
in afgezwakte vorm zou kunnen voeren, maar die vaak nog een aantal extra maanden tijd
vergt, omdat je daarbij nog wat verder kan inzoomen op de opgave en op de eisen die
je stelt en die eventueel nog aanpasbaar zijn. Een mooie manier om veel beter
begrip te krijgen van zowel de vraag van de aanbestedende dienst, maar ook van
de mogelijkheden van de markt, omdat je dan echt kan inzoomen op de inhoud. Het is
-een procedure die wij graag volgen. -Dus, het klinkt alsof je die zou willen
gebruiken als je echt een heel innovatief traject aangaat waarbij je eigenlijk nog
-niet zo goed weet wat je wil vragen. -Absoluut. De vraag is misschien wel al
redelijk duidelijk, maar juist aanscherpingen en nuances kunnen nog
plaatsvinden. Zeker bij wat complexere uitvragen een heel handig middel
om toch gezamenlijk die kennis op te bouwen. Dus niet alleen aan
de aanbestedende dienst, maar ook voor opdrachtnemers, om beter te begrijpen wat
er wel en wat er niet kan en hoe ze daarop het beste hun aanbieding kunnen doen. Ja,
er is nog een andere mogelijkheid, namelijk de nota van inlichtingen die
jullie allemaal wel zullen kennen, ook mondeling te doen, waarbij je eigenlijk
ook ervoor zorgt dat je eventuele ruis op de lijn wegneemt. In een mondeling gesprek
kun je toch een hoop meer duidelijkheid verschaffen dan als je het alleen
schriftelijk doet. Onze ervaring is ook dat juist de marktpartijen vaak
geïrriteerd raken na een schriftelijke nota van inlichtingenronde, omdat ze nog
steeds het idee hebben dat ze van het kastje naar de muur worden gestuurd.
Dat gevoel kun je echt wegnemen door een mondelinge nota van inlichtingen.
Ja. Dus samenvattend: ook vooral mondeling. Met dialoog bedoelen we ook
-echt dialoog. -Absoluut.
Ik kan me ook wel aanbestedingen herinneren waarbij de marktconsultatie ook
schriftelijk plaatsvond. Maar dat is over het algemeen niet gewenst.
Nou ja, een marktconsultatie voorafgaand, daarbij kun je prima met een aantal
interviewvragen alvast wat input ophalen. Maar nogmaals, om echt wederzijds begrip
te krijgen, is het denk ik heel goed om een gesprek te voeren, echt een mondeling
gesprek, en dat kun je dus op deze manier doen. We willen jullie nog een paar tips
meegeven voor de gesprekken die je dan gaat voeren. In aanbestedingen is gelijke
behandeling natuurlijk heel belangrijk. Dat zou altijd belangrijk moeten zijn,
maar ook zeker in aanbestedingen moet je daar echt goed op letten. Zorg ervoor dat
niemand ondergesneeuwd raakt en dat je iedereen op dezelfde manier benadert
en behandelt. Geheimhouding, dus als partijen iets in een individueel gesprek
aan jou meedelen wat echt concurrentiegevoelig is, moet je dat
natuurlijk niet gaan delen met hun concurrenten. Dat spreekt voor zich.
Wees daar ook heel secuur in. Ook transparantie bieden over wat jij zelf kan
en wil en waar je in kan helpen, maar ook wat je nodig hebt van marktpartijen,
is heel belangrijk. Het gebeurt wel eens dat in gesprekken partijen toch nog wat
kaarten op de borst houden. Probeer daar als aanbestedende dienst ander gedrag
te laten zien en probeer echt zo veel mogelijk transparant te zijn waar je dat
kan zijn. Een punt dat daar in lijn mee ligt is ook het tonen van kwetsbaarheid.
Hoe meer kwetsbaarheid, hoe meer je een kwetsbare houding je durft te geven,
hoe meer aanbieders dat ook zullen doen. Als je dat gezamenlijk hebt, als
je gezamenlijk in zo'n modus komt, kom je eigenlijk tot een veel diepere laag
en gaan partijen elkaar veel beter begrijpen. Dus ook dat is een belangrijke
om mee te nemen. Dat gebeurt vaak nog niet in gesprekken, gesprekken worden vaak nog
heel zakelijk en met toch een bepaalde voorzichtigheid gevoerd, maar hier zou
ik toch ook jullie in willen adviseren: probeer daar zoveel mogelijk kwetsbaarheid
in te tonen. Dan zien we jullie graag bij de volgende module terug. Dank je wel.